Kehabisan stok dapat membuat pelanggan berpindah ke toko lain. Sebaliknya, membeli terlalu banyak barang juga berisiko menahan modal dan memenuhi ruang penyimpanan.
Dalam bisnis impor, keseimbangan stok lebih sulit dijaga karena barang melewati beberapa tahap sebelum tiba. Pebisnis tidak dapat menggunakan pola pemesanan yang sama seperti membeli dari supplier lokal.
Memahami alur impor membantu pemilik usaha menentukan kapan harus memesan ulang, berapa stok pengaman yang diperlukan, serta produk mana yang sebaiknya dikirim lebih dahulu.
Waktu Impor Bukan Hanya Waktu di Kapal atau Pesawat
Ketika mendengar estimasi pengiriman, sebagian orang hanya menghitung perjalanan dari China ke Indonesia. Padahal, waktu keseluruhan juga mencakup:
- konfirmasi stok;
- proses produksi;
- packing seller;
- pengiriman lokal China;
- penerimaan gudang;
- konsolidasi;
- menunggu jadwal keberangkatan;
- perjalanan internasional;
- proses kepabeanan;
- pengiriman dalam Indonesia.
Jika salah satu tahap tidak masuk perhitungan, barang dapat tiba lebih lambat dari jadwal penjualan.
Pisahkan Waktu Produksi dan Waktu Pengiriman
Seller yang mengatakan barang siap dalam tujuh hari belum tentu berarti barang tiba di gudang dalam tujuh hari. Bisa jadi tujuh hari hanya untuk produksi, kemudian masih dibutuhkan waktu packing dan pengiriman lokal.
Tanyakan secara spesifik:
- kapan produksi selesai;
- kapan paket diserahkan kepada kurir;
- berapa lama estimasi menuju gudang;
- apakah seluruh barang dikirim sekaligus;
- apakah ada varian yang menunggu produksi.
Informasi ini mencegah kesalahpahaman mengenai tanggal keberangkatan.
Tentukan Titik Pemesanan Ulang
Pemesanan ulang sebaiknya dilakukan sebelum stok benar-benar habis. Salah satu cara sederhana adalah menghitung kebutuhan penjualan selama waktu tunggu impor.
Misalnya, sebuah produk terjual rata-rata 10 unit per hari dan seluruh proses impor membutuhkan sekitar 40 hari. Artinya, bisnis membutuhkan setidaknya 400 unit untuk memenuhi penjualan selama masa tunggu, belum termasuk stok pengaman.
Perhitungan tersebut harus disesuaikan dengan kondisi nyata. Produk musiman, promosi, atau tren dapat membuat penjualan berubah.
Gunakan Stok Pengaman
Estimasi tidak selalu berjalan tepat. Seller dapat terlambat produksi, paket terlambat masuk gudang, atau jadwal keberangkatan berubah.
Stok pengaman membantu bisnis tetap berjualan ketika terdapat keterlambatan. Besarnya dapat ditentukan berdasarkan:
- rata-rata penjualan harian;
- variasi waktu pengiriman;
- tingkat kepentingan produk;
- kemampuan modal;
- ruang penyimpanan;
- risiko produk menjadi tidak tren.
Jangan menggunakan jumlah stok pengaman yang sama untuk semua produk.
Bedakan Produk Cepat Laku dan Produk Percobaan
Produk yang sudah terbukti laku dapat dipesan menggunakan perencanaan stok yang lebih teratur. Produk baru sebaiknya dibeli dalam jumlah terbatas untuk menguji pasar.
Memesan banyak hanya karena harga pabrik lebih murah dapat menimbulkan stok mati. Sebelum menaikkan jumlah, lihat data penjualan, keluhan pelanggan, tingkat retur, dan keuntungan aktual.
Catat Setiap Posisi Pesanan
Bisnis yang memiliki beberapa pesanan berjalan perlu mengetahui posisi masing-masing barang.
Buat status sederhana:
- menunggu konfirmasi seller;
- sedang diproduksi;
- sudah dibayar;
- dikirim ke gudang China;
- diterima gudang;
- menunggu keberangkatan;
- dalam perjalanan;
- tiba di Indonesia;
- dikirim ke gudang bisnis;
- siap dijual.
Pencatatan ini mencegah pemesanan ganda dan membantu tim pemasaran mengetahui kapan stok diperkirakan tersedia.
Jangan Menjanjikan Tanggal Terlalu Cepat
Pebisnis sering membuka pre-order berdasarkan estimasi tercepat. Ketika terjadi perubahan jadwal, pelanggan merasa janji tidak dipenuhi.
Gunakan rentang waktu yang lebih realistis dan tambahkan cadangan. Informasikan bahwa jadwal dapat berubah selama proses pengiriman dan pemeriksaan.
Lebih baik memberikan estimasi wajar daripada tanggal terlalu cepat yang sulit dipenuhi.
Pertimbangkan Pembagian Jalur Pengiriman
Untuk produk tertentu, pebisnis dapat mempertimbangkan pembagian pengiriman. Sebagian kecil stok dikirim melalui jalur yang lebih cepat untuk memenuhi kebutuhan mendesak, sedangkan stok utama menggunakan jalur yang lebih ekonomis.
Keputusan ini tetap harus mempertimbangkan kategori barang, biaya, dan layanan yang tersedia. Tidak semua produk dapat menggunakan semua jalur.
Evaluasi Waktu Aktual
Setelah satu pengiriman selesai, bandingkan estimasi dengan waktu aktual di setiap tahap. Catat seller mana yang cepat, berapa lama pengiriman lokal, dan kapan barang benar-benar dapat dijual.
Data dari beberapa pengiriman akan menghasilkan perencanaan yang lebih baik daripada hanya mengandalkan perkiraan umum.
Kesimpulan
Pemahaman alur impor membantu pebisnis mengatur stok berdasarkan waktu nyata yang dibutuhkan barang. Produksi, pengiriman lokal, gudang, keberangkatan, kepabeanan, dan pengiriman akhir harus masuk ke dalam perencanaan.
Dengan pencatatan yang baik, bisnis dapat mengurangi risiko kehabisan stok sekaligus menghindari pembelian berlebihan yang membuat modal tertahan.
